Document-sjablonen

Viper Online maakt gebruik van document-sjablonen voor het genereren van verschillende soorten documenten.
Op deze manier kan de huisstijl eenvoudig worden toegepast op alle documenten die door Viper worden aangemaakt.

Nieuw sjabloon

Wanneer we een nieuw document-sjabloon willen aanmaken gaan we naar het beheer-menu en kiezen onder het kopje “Sjablonen” het menu-item “Document-sjablonen”. We klikken hier op de knop “Nieuw” om het scherm voor aanmaken van een nieuw document-sjabloon te openen.

In het “Nieuw document-sjabloon” venster selecteren we het soort document-sjabloon dat we willen aanmaken. En geven we het sjabloon een duidelijke beschrijvende naam om dit later eenvoudig terug te kunnen vinden.

Soorten document-sjablonen

Bij het aanmaken van een nieuw document-sjabloon moeten we opgeven wat voor soort sjabloon dit wordt.
Hierbij hebben we keuze uit de volgende soorten:

• Bedrijf: Wordt gebruikt voor documenten die gekoppeld zijn aan bedrijven. Zoals bijvoorbeeld…
• Certificaat: Wordt gebruikt voor certificaten of diploma’s.
• Cursus: Wordt gebruikt voor documenten die gekoppeld zijn aan cursussen. Zoals bijvoorbeeld…
• Factuur: Wordt gebruikt voor facturen.
• Inschrijving: Wordt gebruikt voor documenten die gekoppeld zijn aan inschrijvingen. Zoals bijvoorbeeld…
• Les: Wordt gebruikt voor documenten die gekoppeld zijn aan lessen. Zoals bijvoorbeeld…
• Offerte: Wordt gebruikt voor offertes.
• Opleiding: Wordt gebruikt voor documenten die gekoppeld zijn aan opleidingen. Zoals bijvoorbeeld… OPL
• Persoon: Wordt gebruikt voor documenten die gekoppeld zijn aan personen. Zoals bijvoorbeeld…

Afhankelijk van de gekozen soort zijn er verschillende samenvoegvelden beschikbaar bij het opstellen van het sjabloon.

Opmerking

Het veld “Importeer (.docx)” is optioneel.
In dit veld kunnen we een bestaand MS-Word document uploaden wanneer er we al een gewenste lay-out in MS-Word hebben.

Vervolgens klikken we op “Opslaan” om het sjabloon aan te maken.
Viper toont nu het detailscherm van het aangemaakte sjabloon.

Sjabloon bewerken

Wanneer we een nieuwe sjabloon hebben aangemaakt, of we willen een bestaand sjabloon bewerken, dan kan dit door in het detailscherm op de knop “Layout” te klikken. Viper brengt ons dan naar de document-editor waarin we het sjabloon kunnen aanpassen.

Let op

Het detailscherm van het document-sjabloon bevat een knop “Wijzig” en een knop “Layout”.
Beide knoppen hebben betrekking op het wijzigen van een specifiek deel van het sjabloon.

• De knop “Wijzig” opent het wijzigscherm van het document-sjabloon waarin de naam kan worden aangepast of een nieuw brondocument kan worden geupload.
• De knop “Layout” opent de document-editor waarin de daadwerkelijke lay-out kan worden aangepast.

De document-editor is gebaseerd op MS-Word en heeft vergelijkbare functies.

Document Editor

Voor meer informatie over het gebruik van de document-editor zie Document Editor

Wanneer we klaar zijn met de aanpassingen klikken we op “Opslaan” om de aangepaste lay-out op te slaan en terug te keren naar het detailscherm van het sjabloon.

Bibliotheek

Viper Online biedt een aantal voorbeeld document-sjablonen die overgenomen kunnen worden. Deze voorbeelden kunnen we vinden in het menu “Bibliotheken/Document-sjablonen”.

Deze sjablonen kunnen we gebruiken door het gewenste sjabloon te selecteren in de lijst. Viper Online toont nu de details en een voorbeeld van het sjabloon dat we hebben geselecteerd.

Is dit het gewenste sjabloon, dan klikken we op de knop “Gebruiken” om het toe te voegen aan onze eigen document-sjablonen.

Het document is nu toegevoegd aan onze eigen document-sjablonen en kan van hieruit worden aangepast of gebruikt voor het aanmaken van nieuwe documenten.